1、确定需求：明确您的年会需求，包括参会人数、活动内容、场地要求等，这些信息将有助于策划公司更好地了解您的需求并给出报价。

2、寻找供应商：通过互联网、行业展会等途径，寻找专业的智能年会策划供应商，您可以比较不同供应商的服务、价格、口碑等，选择合适的合作伙伴。

3、咨询报价：向选定的供应商咨询智能年会策划的报价，说明您的需求和预算，供应商通常会根据您的要求提供详细的报价方案，包括活动策划、设备租赁、技术支持等费用。

4、谈判与比较：您可以与多个供应商进行谈判，比较价格和服务内容，注意询问是否有批量采购或长期合作的优惠政策。

5、考虑价值而不仅仅是价格：在选择供应商时，不仅要考虑价格，还要考虑其专业能力、服务质量、售后支持等因素，一个好的策划公司能够为您提供更好的服务和体验。

如果您需要批量采购智能年会策划服务，可以考虑与供应商建立长期合作关系，以获得更优惠的价格和更好的服务，您也可以考虑与多个供应商合作，以获得更多的选择和更好的服务体验。